1. Pembinaan Perpustakaan sebagai Suatu Sistem
A. Status Organisasi dan Manajeman Perpustakaan
1) Status
Perpustakaan sulit berkembang, apabila status atau kedudukan perpustakaan dan organisasi induknya tidak jelas atau tidak ada. Fungsi Perpustakaan adalah mendukung tercapainya tujuan atau sasaran induk organisasi.
2) Organisasi Perpustakaan
Ada pokok pengertian tentang organisasi perpustakaan yang menyatakan bahwa organisasi perpustakaan merupakan himpunan dari perpustakaan–perpustakaan baik yang koleksinya sejenis maupun kedudukannya setingkat
Struktur organisasi perpustakaan akan menggambarkan struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja di perpustakaan.,oleh karena itu struktur organisasi perpustakan semestinya mencangkup tiga hal yaitu:
Struktur atau kerangka
Kelompok orang-orang tertentu
System atau sistem
Setiap perpustakaan merupakan sebuah orgaisasi , baik yang berdiri sendiri maupun merupakan bagian dari organisasi yang mengkoordinasikan kegiatan perpustakaan .Besar kecilnya sebuah organisasi di sebuah perpustakaan akan tergantung kepada beberapa hal sebagai berikut:
Besar atau kecilnya volume pekerjaan
Jumlah koleksi
Jumlah pegawai
Luas atau sempitnya ruang lingkup dan tanggung jawab
Masyarakat yang akan dilayani
Sebuah organisasi harus dapat membawahi dan menampung seluruh aktivitas perpustakan dalam menjalankan misi dan mewujudkan visinya.Struktur organisasi itu merupakan “bentuk” atau figur yang akan menggambarkan sebagaimana disebutkan dibawah ini.
a. Formasi Jabatan
Yaitu pos-pos jabatan yang harus diisi dengan orang-orang yang tepat dan diberikan batasan ruang lingkup pekerjaan,misalnya: kepala, deputi, pusat , bagian, subbagian, bidang, subbidang, seksidan subseksi dan lan sebagainya..Formasi jabatan tersebut harusdiisi secara proforsional dan professional agar semua tugas dan beban kerja terbagi habis dan telaksana sebaik–baiknya. Dengan demikian tidak ada duplikasi pekerjaan atau hal-hal yang tercecer tak tertangani sebagaimana mestinya.
b) Garis Komunikasi ,perintah dan laporan,serta kerjasama
Dalam organisasi yang sehat harus tergambarkan jalannya arus komunikasi yang tidak hanya satu arah tetapi paling tidak ada dua arah yaitu perintah dan laporan , disamping itu perlu tergambarkan bentuk jaringan kerja sama ntara masing-masing satuan tugas.Komunikasi yang lancar akan berpengaruh terhadap kelancaran tugas, terhindarnya salah pengertian dan hambatan yang lain.
c) Tugas, wewnang dan tanggung jawab
Salah satu prinsip organisasi adalah pembagian tugas,wewenang dan tanggung jawab. karena kalau semua tugas dapat dikerjakan hanya satu orang atau satu bidang saja tidak erlu dibentuk suatu organisasi.Oleh karena itu didalam organisasi perpustakaan harus ada pembagian tugas ,wewenang dan tanggung jawab secara tegas, batas-batasnya serta pemberian fasilitas untuk melakukan semua itu . Tugas dan tanggung jawb tersebut harus seimbang adil dan merata untuk seluruh unsur organisasi, disertai sarana yang lengkap
d) Kebutuhan pegawai
Sebuah perpustakaan yang sehat harus diisi dengan pegawai yang memadai dengan semuua kriteria yang disyaratkan dengan mengisi seluruh formasi yang tersedia dan menalankan semua tugas dan fungsinya masing-masing . Pengisian pegawai didasarkan atas kebutuhan dan formasi yang tersedia setelah struktur organisasi dan formasi jabatan disusun dan direncanakan secara matang.Selanjutnya direkrut melalui seleksi sebagaimana tata cara peraturan kepegawaian yang berlaku.
e) Komponen kepengurusan perpustakaan
Komponen yang diperlukan untuk mengisi struktur organisasi perpustakaan yang paling urgen mencangkup hal-hal berikut:
– Kepala/pimpinan perpustakaan dan pemimpin unit-uit kerja didalamnya
– Pustakawan
– Pegawai pelaksana teknis keperpustakawanan untuk membantu pustakawan.
– Pegawai tata usaha atau kesekretariatan (administrasi)
3) Manajeman Perpustakaan
Koontz dan O’donnel dalam bukunya The Principle Of Management : an Analysis of Managerial Function menyebutkan fungsi manajemen tersebut ada lima, yaitu planning, organizing, staffing, directing, dan controlling.
a. Planning atau Perencanaan
Untuk mencapai tujuan yang baik dan efisien dalam bidang apapun biasanya kita harus membuat rencana. Perencanaan dapat diartikan sebagai menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang ingin dilakukan, bentuk organisasi yang sesuai untuk mencapainya dan personal yang harus melaksanakan kegiatan tersebut.
b) Organizing atau Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan, pengelompokan aktivitas, penugasan kelompok aktivitas kepada managerpendelegasian wewenang untuk melaksanakanya, pengkoordinasian hubungan-hubungan wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertical dalam struktur organisasi.
c) Staffing atau Pengisian Jabatan
Staffing atau pengisian jabatan dapat didefinisikan sebagai pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara mengidentifikasikan kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, dan member imbalan dan melatih orang yang di perlukan.
d) Directing atau Pengarahan
Directing dapat diartikan sebagai memimpin dan mengawasi orang-orang bawahan atau subordinat (tidak termasuk manajer atau anggota manajemen). Proses directing tersebut melibatkan kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang lain.
e) Controlling atau Pengawasan
Controlling atau pengawasan merupakan suatu usaha yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang system-sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi actual dengan standar, menentukan apakah ada penyimpangan serta menetapkan cara memperbaiki penyimpangan tersebut.
4) Administrasi perpustakaan
Kegiatan administrasi perpustakaan adalah kegiatan pencatatan buku-buku pustaka ke dalam buku induk perpustakaan sampai buku tersebut siap dipinjam. Dalam hal ini pun, kegiatan administrasi perpustakaan merupakan kegiatan administrasi, dalam arti ketatausahaan. Kegiatan ini meliputi: menghimpun, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan. Bagi anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku atau lalai sehingga menyebabkan buku yang dipinjamnya hilang atau hancur dan sebagainya dikenakan denda sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Menetapkan peraturan dan tata-tertib peminjaman dan pengembalian buku perlu dilakukan agar keamanan dan kenyamanan anggota perpustakaan tetap terjaga dan anggota perpustakaan sama-sama merasa bertanggung jawab terhadap kelangsungan pengelolaan perpustakaan
5) Program Kerja Perpustakaan
2. Sarana-Prasarana, dan Anggaran Perpustakaan
A. Ketenagaan Perpustakaan
Kemampuan staf dalam memberikan layanan kepada pemakai perpustakaan merupakan usaha untuk mencapai tujuan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan pendidikan masyarakat melalui sumber-sumber informasi yang tersedia. Oleh sebab itu, untuk menunjang kelancaran penyelenggaraan perpustakaan sesuai dengan tujuan dan fungsinya diperlukan staf yang mampu mengelola perpustakaan tersebut.
B. Gedung dan Ruangan Perpustakaan
Jumlah masyarakat yang akan dilayani oleh perpustakaan menentukan juga berapa besar ruang yang harus disediakan baginya, terutama dalam menyediakan ruang-ruang baca dan belajar. Berapa luas ruangan yang dapat disediakan untuk setiap pembaca bergantung sepenuhnya pada alat-alat dan perabot-perabot yang ditempatkan dalam suatu ruang, terutama ruang-ruang baca dan belajar.
Di perpustakaan, sangat diperlukan pencahayaan yang memadai. Sumber penerangan di perpustakaan, yaitu cahaya alam dan cahaya buatan. Selain itu, sangat diperlukan tersedianya udara yang cukup dalam perpustakaan. Untuk itu, ventilasi yang cukup diperlukan untuk pemeliharaan bahan-bahan dan kesehatan para petugas perpustakaan dan pembaca. Pemasangan ventilasi yang baik berarti pula pemberian udara yang segar. Selain itu, di perpustakaan perlu diciptakan ketenangan sehingga tidak mengganggu kegiatan pengunjung sehingga seluruh pikiran dan perhatiannya dapat dikonsentrasikan.
C. Perabot dan Perlengkapan Perpustakaan
Sarana perabot adalah sarana perpustakaan yang dipergunakan secara tidak langsung dalam proses pelayanan pemakai perpustakaan, tetapi merupakan kelengkapan yang harus ada untuk terselenggaranya perpustakaan.
Sedangkan yang dimaksud dengan perlengkapan perpustakaan adalah barang-barang yang diperlukan secara langsung dalam mengerjakan tugas kegiatan di perpustakaan. Dalam menyediakan barang dan perabot tersebut tentunya diperlukan pengaturan dalam pembelanjaan yang biasa disebut penganggaran.
D. Anggaran perpustakaan
Penganggaran adalah suatu perhitungan mengenai kebutuhn untuk waktu yang akan datang yang disusun dengan dasar yang pasti yang meliputi sebagian atau seluruh kegiatan dalam jangka waktu tertentu. Melihat gerak dinamika organisasi dan kegiatan operasional perpustakaan sangat tergantung kepada situasi dan kondisi sekitarnya.
Setiap perpustakaan akan berhadapan dengan masalah bagaimana menyusun anggaran perpustakaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Untuk itu dikenal adanya istilah PPBS dan BS dalam sistem anggaran. PPBS merupakan singkatan dari Planning Programming Budgeting System. Kecuali PPBS ada pula sistem-sistem anggaran lainnya, seperti lump-sum, object of expenditure, line item budgeting system (BS), dan performance budgeting system. Di antara kesemua sistem anggaran tersebut, sistem yang paling dikenal dan populer adalah line item budgeting system (LIBS) dan lump-sum budgeting system.
BS merupakan singkatan dari Budgeting System yang berarti suatu penyusunan anggaran kebutuhan perpustakaan lengkap dengan perincian jumlah barang dan harganya untuk jangka waktu pendek, misalnya 1 sampai dengan 2 tahun. Oleh karena itu, sistem ini lebih dikenal dengan istilah LIBS. Pada hakikatnya LIBS ini merupakan apa yang diusulkan ke atas agar mendapatkan lump-sum yang lebih besar. Cara penyusunannya berdasarkan data dan visi pada masa lalu serta dipakai dasar untuk perhitungan pada masa yang akan datang.
0 Response to "Aspek- Aspek Pembinaan perpustakaan Sebagai Sebuah Sistem"
Post a Comment