Panduan Praktis Transaksi Peminjaman, Perpanjangan, dan Pengembalian Koleksi pada Aplikasi INLISLite Versi 3 — Bagian 1

Halo, Sobat Pustaka! Kali ini saya akan mengajak kamu menyelami salah satu aktivitas paling penting di perpustakaan: transaksi sirkulasi, yang meliputi peminjaman, perpanjangan, dan pengembalian koleksi. Nah, dengan dukungan teknologi, proses ini jadi lebih mudah dan cepat. Khususnya bagi Sobat Pustaka yang bekerja menggunakan aplikasi INLISLite versi 3, yuk kita kupas tuntas bagaimana cara praktis menjalankan transaksi ini agar pelayanan perpustakaan semakin prima dan efisien.

Menyiapkan Diri Sebelum Memulai Transaksi

Sebelum memulai transaksi peminjaman atau pengembalian koleksi, penting untuk memastikan beberapa hal. Koleksi perpustakaan yang sudah diolah dengan baik tentu harus bisa dimanfaatkan dengan lancar oleh anggota perpustakaan, terutama saat hendak dipinjam dan dibawa pulang. Di sinilah peran aplikasi INLISLite versi 3 sangat membantu, dengan sistem otomatis yang mempercepat dan memudahkan proses pencatatan transaksi.

Yang perlu kamu siapkan adalah kode anggota dan kode koleksi. Kode anggota biasanya berupa kombinasi angka, huruf, atau karakter khusus, dan bisa berupa tulisan manual, barcode, pita magnetik, atau RFID. Kode ini biasanya tercetak atau ditempel di kartu anggota agar mudah dipindai atau dibaca.

Begitu juga dengan kode koleksi, yang melekat pada buku atau bahan pustaka lain. Kode ini sifatnya unik untuk setiap eksemplar, dan formatnya mirip dengan kode anggota. Jika perpustakaanmu memakai barcode, maka kamu butuh pemindai barcode (barcode scanner). Kalau menggunakan pita magnetik, pakailah pembaca pita magnetik, dan jika sudah menggunakan RFID, maka pembaca RFID yang harus disiapkan.

Baca Juga:

Panduan Praktis Mengolah Koleksi Menggunakan INLISLite Versi 3 (Bagian 3)

Selain itu, sistem INLISLite sudah pintar menghitung otomatis berapa lama peminjaman berlangsung, berapa kali perpanjangan yang diizinkan, dan bahkan menghitung denda jika ada keterlambatan pengembalian. Semua itu berdasarkan pengaturan yang sudah ditetapkan, mulai dari jenis anggota, jenis bahan pustaka, sampai hari libur dan layanan akhir pekan. Jadi, Sobat Pustaka, kamu tak perlu lagi repot menghitung manual!

Oh iya, jangan lupa pastikan kamu sudah memiliki akun pengguna yang diatur oleh administrator perpustakaan. Karena tanpa akses yang tepat, kamu tidak akan bisa masuk ke sistem dan mengelola transaksi sirkulasi.

Masuk ke Back Office INLISLite Versi 3

Setelah semua persiapan selesai, saatnya login ke back office INLISLite versi 3. Ingat ya, kamu harus punya username dan password yang sudah diberikan hak akses untuk modul Sirkulasi. Biasanya, saat pertama masuk, kamu akan diminta memilih lokasi cabang perpustakaan tempat kamu bertugas, contohnya “Perpustakaan Pusat”.

Begitu berhasil login, kamu akan disuguhkan halaman dashboard yang sederhana namun lengkap. Di panel sebelah kiri, ada menu-menu utama, salah satunya adalah menu Sirkulasi. Menu inilah yang akan menjadi pusat aktivitas kamu untuk mengelola transaksi peminjaman, perpanjangan, dan pengembalian koleksi.

Baca Juga:

Panduan Praktis Pengelolaan Data Anggota Menggunakan INLISLite Versi 3 (Bagian 1)

Langkah-Langkah Mencatat Transaksi Peminjaman

Mulai dari sini, proses transaksi menjadi seru dan mudah banget. Pastikan kamu sudah pegang kartu anggota dan koleksi yang ingin dipinjam. Berikut ini alur singkatnya:

1. Pilih menu Sirkulasi di panel kiri, lalu klik submenu Entri Peminjaman.

2. Di form yang muncul, arahkan kursor ke kolom Nomor Anggota dan masukkan kode anggota dengan cara memindai barcode atau mengetik langsung. Tekan Enter.

3. Sistem akan otomatis memeriksa apakah anggota aktif, masa keanggotaannya masih berlaku, dan apakah anggota memiliki hak akses untuk lokasi perpustakaan yang dipilih.

4. Jika valid, data singkat anggota akan muncul, memastikan kamu bahwa peminjam sudah terverifikasi.

5. Selanjutnya, di bagian “Masukkan No Barcode” masukkan kode koleksi yang akan dipinjam, bisa dengan metode scan atau ketik langsung.

6. Sistem juga akan memeriksa ketersediaan koleksi, hak akses anggota terhadap koleksi tersebut, dan kuota peminjaman yang diperbolehkan.

7. Jika semua lolos, koleksi akan masuk ke dalam keranjang peminjaman, siap untuk diproses.

8. Ulangi langkah memasukkan kode koleksi jika ada lebih dari satu buku atau bahan pustaka yang ingin dipinjam.

9. Jika terjadi kesalahan atau koleksi yang salah, kamu bisa membatalkan dengan tombol Batal.

10. Setelah semua koleksi tercatat, klik tombol Simpan untuk menyelesaikan transaksi peminjaman.

Kalau sudah berhasil, kamu bisa langsung cetak bukti peminjaman, baik dalam ukuran A4 berupa slip atau dalam bentuk struk kecil untuk kemudahan pengarsipan.

Transaksi Peminjaman Susulan

Kadang, kendala teknis seperti mati listrik bisa membuat pencatatan transaksi tertunda. Jangan khawatir, INLISLite juga menyediakan fitur pencatatan transaksi peminjaman susulan. Kamu tinggal memilih tanggal transaksi yang sebenarnya saat memasukkan data peminjaman tersebut. Jadi, catatan perpustakaan tetap akurat tanpa kehilangan jejak koleksi yang sudah dipinjam.

Salah satu keuntungan menggunakan INLISLite adalah kamu bisa melihat dengan mudah koleksi apa saja yang sedang dipinjam dan siapa peminjamnya. Cukup klik menu Sirkulasi, lalu pilih Daftar Peminjaman. Informasi lengkap akan muncul sehingga kamu bisa memantau sirkulasi koleksi perpustakaan secara real time.

Selain itu, anggota perpustakaan juga bisa melihat status ketersediaan koleksi langsung di OPAC, sehingga mereka tahu apakah buku yang diinginkan sedang dipinjam atau tersedia.

Baca Juga:

Panduan Praktis Pengelolaan Data Anggota Menggunakan INLISLite Versi 3 (Bagian 2)

Tweet